WhatsApp Business en siete pasos, del perfil al enlace con el mensaje ya escrito

Casi todos los negocios con los que hablo ya atienden por WhatsApp. El problema es que lo hacen desde el WhatsApp personal: sin horario, sin catálogo y contestando lo mismo veinte veces al día.

La app WhatsApp Business es gratis y resuelve casi todo eso en una tarde. Aquí va cómo la configuro yo para un negocio local. Las rutas de menú son las que da el Servicio de ayuda de WhatsApp en octubre de 2026. Si en tu móvil no aparecen igual, actualiza la app antes de seguir.

App de WhatsApp Business o API: cuál necesitas

Hay dos productos con nombre parecido y conviene no mezclarlos.

Según la página oficial de precios de la plataforma (consultada en octubre de 2026), Meta cobra por mensaje de plantilla entregado desde el 1 de julio de 2025. La tarifa depende de la categoría (marketing, utilidad o autenticación) y del país del número que lo recibe. Los mensajes normales que no son de plantilla son gratis, pero solo se pueden enviar mientras está abierta la ventana de atención al cliente, que se abre cuando el cliente te escribe.

Para un negocio con un solo teléfono, mi recomendación es empezar con la app. Todo lo que sigue es para la app.

Antes de empezar: pasar tu número a WhatsApp Business

Si ya usas tu número en WhatsApp normal, puedes llevarlo a la app de empresa con tus chats. Un mismo número no puede estar en las dos apps a la vez, según la ayuda de WhatsApp. Los pasos oficiales para transferir la cuenta son estos:

1. Haz una copia de seguridad de tus chats en WhatsApp normal.
2. Actualiza WhatsApp y descarga WhatsApp Business desde Google Play o la App Store.
3. Abre WhatsApp Business y acepta las condiciones.
4. La app detecta el número que usas en WhatsApp. Toca la opción con tu número de empresa.
5. Toca Continuar y Permitir para que pueda acceder a tu historial de chats y archivos.
6. Introduce el código de seis dígitos que te llega por SMS.
7. Crea tu perfil de empresa y toca Siguiente.

Para separar lo personal del negocio, puedes registrar WhatsApp Business con otro número. Es lo que suelo recomendar cuando el móvil del negocio lo usa más de una persona.

Paso 1. Completa el perfil de empresa

Ve a la pestaña Herramientas y toca Perfil. Según la guía oficial del perfil, puedes rellenar:

• Nombre y descripción. Pon el nombre que la gente busca y una frase con lo que haces y dónde. Por ejemplo: "Peluquería en Alcalá de Henares. Cita previa por aquí".
• Categoría. Hasta tres. No se pueden crear categorías propias; si la tuya no está, elige una más general.
• Dirección. Busca tu dirección o escríbela a mano. Si no tienes local, marca que no tienes ubicación física y define tu área de cobertura.
• Horario comercial. Hay tres plantillas: horario específico, siempre abierto o solo con cita.
• Correo y sitio web.
• Rango de precios, pagos y aparcamiento, si te aparecen.

Rellena sobre todo el horario: de él dependen el mensaje de ausencia fuera de horario y las respuestas automáticas con tu horario y tu dirección, que vienen después.

Paso 2. Respuestas rápidas

Son atajos para los mensajes que escribes todos los días. Se crean así, según la ayuda de respuestas rápidas:

1. En Herramientas, toca Respuestas rápidas.
2. Toca el icono para añadir una nueva.
3. Escribe el mensaje.
4. En Acceso directo, pon la palabra que la activará.
5. Toca Guardar.

Puedes guardar hasta 50. Para usarlas, escribe "/" en cualquier chat y elige la que quieras. La app también crea respuestas predeterminadas con el horario y la dirección de tu perfil, por eso conviene completarlo antes.

Las que pongo en casi todos los negocios:

/donde

Estamos en [calle y número], [pueblo]. Aquí tienes cómo llegar: [enlace de Google Maps]. Hay aparcamiento en [sitio].

/cita

Para darte cita dime qué día te viene bien y si te va mejor por la mañana o por la tarde. Lo miro y te confirmo por aquí.

/resena

Gracias por venir. Si te gustó, nos ayudas mucho con una reseña en Google: [enlace para reseñas]. Se tarda menos de un minuto.

La última es la forma más cómoda que conozco de pedir reseñas sin incomodar. Cómo sacar ese enlace está en la guía para pedir reseñas en Google.

Paso 3. Mensaje de bienvenida

Es lo que recibe alguien que te escribe por primera vez o después de 14 días sin hablar contigo. Según la ayuda oficial:

1. En Herramientas, toca Mensaje de bienvenida.
2. Activa Enviar mensaje de bienvenida.
3. Toca el mensaje para editarlo.
4. En Destinatarios, elige: todos, los que no están en tu libreta de contactos, todos excepto algunos, o solo algunos.
5. Toca Guardar.

Un ejemplo que funciona:

Hola, gracias por escribir a [negocio]. Te respondo en cuanto pueda. Si es para cita, dime día y hora que te vienen bien. Horario: [horario].

Paso 4. Mensaje de ausencia fuera de horario

Es el que más tiempo libre devuelve. Se configura así, según la ayuda de mensajes de ausencia:

1. En Herramientas, toca Mensaje de ausencia.
2. Activa Enviar mensaje de ausencia y edita el texto.
3. En Programar, elige Enviar siempre, Horario personalizado o Fuera del horario comercial.
4. En Destinatarios, elige a quién se envía, con las mismas cuatro opciones que la bienvenida.
5. Toca Guardar.

La opción Fuera del horario comercial solo aparece si has puesto el horario en el perfil. Es la que uso en casi todos los negocios. Horario personalizado sirve para vacaciones o un cierre por obras.

Ahora mismo estamos cerrados. Abrimos [día] a las [hora] y te contesto en cuanto llegue. Si quieres reservar, dime día, hora y cuántas personas.

Paso 5. Catálogo

El catálogo sirve para enseñar la carta, los servicios de una peluquería con su precio o los tratamientos de una consulta, sin mandar fotos sueltas. Según la guía del catálogo:

1. En Herramientas, toca Catálogo.
2. Toca Añadir un artículo nuevo.
3. Sube fotos o vídeos: hasta 10 por artículo, con vídeos de 50 MB como máximo.
4. Escribe el nombre del producto o servicio.
5. Elige el país de origen. Es obligatorio.
6. Si quieres, añade precio, precio de oferta, descripción, enlace a tu web y código.
7. Toca Guardar.

WhatsApp revisa cada artículo con su política comercial y no lo enseña a los clientes hasta aprobarlo. Si lo rechaza, verás un signo de exclamación rojo junto a la foto y podrás pedir otra revisión desde el propio artículo.

Paso 6. Etiquetas para no perder pedidos

Las etiquetas ordenan los chats por estado. Puedes crear hasta 20. Las que suelo poner: "Cliente nuevo", "Pendiente de confirmar", "Cita confirmada" y "Pagado".

Para aplicar una, mantén pulsado el chat, toca el icono de etiqueta y elige. WhatsApp está cambiando las etiquetas por "listas" poco a poco, así que puede que en tu app se llamen así.

Paso 7. Tu enlace de WhatsApp con el mensaje ya escrito

Un enlace que abre el chat contigo con el texto puesto. Hay dos formas.

Desde la app. WhatsApp Business crea un enlace directo al registrarte. Según la ayuda de enlaces directos, está en Herramientas > icono de más opciones > Enlace directo. Ahí puedes activar un mensaje predeterminado y copiar el enlace.

Con el formato wa.me. La ayuda de clic para chatear da este formato:

https://wa.me/34XXXXXXXXX?text=Hola%2C%20quiero%20pedir%20cita

Las reglas: el número completo en formato internacional (34 y tus nueve cifras), sin el signo más, sin ceros delante, sin paréntesis ni guiones. El mensaje va codificado: los espacios son %20 y las comas %2C.

Para no pelearte con eso, tienes mi herramienta para crear tu enlace de WhatsApp: pones tu número y el mensaje y te da el enlace listo para copiar.

El código QR. En Herramientas > Enlace directo > Código QR > Compartir código, según la ayuda del QR. Imprímelo para el mostrador, la carta o el escaparate.

Dónde poner el enlace

• En tu ficha de Google. Desde el perfil, Editar perfil > Contacto > Chat, eliges WhatsApp y pegas el enlace. La ayuda de Google pide que la ficha esté verificada y avisa de que no está disponible en todas las zonas. Si añades WhatsApp y SMS a la vez, Google solo enseña el SMS. Si aún no tienes la ficha verificada, empieza por la guía para salir en Google Maps.
• En tu web. Un botón visible en el móvil, con un mensaje distinto en cada página para saber de dónde viene cada cliente. Lo pongo en todas las webs que hago: la de pago único (desde 349€) y el Pack Web (desde 39€/mes).
• En Instagram. En la biografía, y vinculando la cuenta desde el perfil de WhatsApp Business, que también lo permite.
• En el local. El QR junto a la caja o en la mesa.

Cuándo la app se queda corta

La app contesta lo básico, pero no entiende preguntas. Si cada noche te llegan las mismas consultas sobre horario, carta o disponibilidad, o te escriben clientes en inglés, lo que necesitas es alguien que conteste por ti.

Eso es el asistente de WhatsApp que monto: contesta 24 horas en español y en inglés con la información de tu negocio. Suelto cuesta desde 49€/mes + 99€ de alta. Si además quieres reservas o citas online, la web con reservas cuesta desde 700€ en pago único, según cuántos servicios y profesionales lleve. Para pagarlo todo al mes, el Pack Todo en uno junta web, ficha de Google, reservas y asistente desde 99€/mes, con 99€ de alta. Tienes el detalle en precios.

Si con la app te basta, sigue los siete pasos de arriba y en una tarde lo tienes. Si te atascas en alguno, escríbeme y te digo dónde está el botón en tu móvil.